Organisez vos courriels

La plupart d’entre nous passent trop de temps chaque jour à lire et à répondre à des courriels. Voici comment reprendre le contrôle de sa messagerie.

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La boîte de réception de David Wood ne contient que 40 messages. C’est un modèle de simplicité. Et c’est mieux ainsi. « J’ai beaucoup d’échéances à respecter et mes clients comptent sur moi », confie ce vérificateur financier pour des petites entreprises de Toronto.

Responsable de la comptabilité courante de plusieurs compagnies, il ne peut pas prendre les déclarations de revenus ou le versement des paies à la légère. Chaque jour, il reçoit environ 80 courriels qui sont en majorité acheminés automatiquement dans des dossiers correspondant à chacun de ses clients. Ces sous-dossiers lui permettent également de répondre à ces messages à partir de la bonne adresse courriel – il en a sept en tout.

Ce système peut sembler complexe, mais il lui permet d’alléger la gestion de ses courriels. Il passe environ 20 % de son temps à écrire des messages, soit moins que l’employé de bureau moyen qui y consacre 28 %, selon le cabinet de conseil en gestion McKinsey & Company.

L’employé de bureau moyen consacre 28 % de son temps à gérer les courriels.

Bien que le courrier électronique soit une innovation, on sait tous qu’il est chronophage. En voulant répondre aux messages, on interrompt souvent son travail. « Le courriel oblige les gens à être très réactifs », affirme Dawn O’Connor, directrice de Think Productive Canada, une entreprise de Calgary qui aide les organisations à accroître leur productivité.

Le système de David Wood lui rend, comme il le dit, « la vie un peu moins stressante ». Peut-on aussi trouver un moyen de ne pas être submergé par une avalanche de courriels ? Selon Dawn O’Connor, il existe plusieurs manières d’y parvenir. Voici comment.

Objectif : zéro courriel

Comme son nom l’indique, la méthode « zéro courriel » consiste à ne conserver aucun message dans votre boîte de réception. L’idée est de rediriger systématiquement tous les courriels que vous recevez vers d’autres dossiers, de façon à ne pas vous sentir obligé d’y répondre immédiatement.

Vous pouvez créer des dossiers pour chacun de vos clients, comme le fait David Wood ; Dawn O’Connor a toutefois son propre système. Elle classe ses courriels dans trois dossiers : « À faire », « À lire » et « En attente/en suspens ». Le premier contient les tâches à faire immédiatement ; le second les bulletins d’information et articles à parcourir pendant ses temps libres, et le troisième regroupe les renseignements importants sur ses projets à venir.

Utilisez les outils technologiques

De nombreuses messageries ou extensions de logiciel facilitent l’organisation et la gestion des courriels. Un de ces outils est Boomerang pour Gmail qui permet d’envoyer ou de recevoir un message au moment qui vous convient le mieux, à l’approche d’une date butoir par exemple.

Soyez bref

Les gens assimilent mieux l’information quand elle est donnée à petites doses, fait remarquer Dawn O’Connor. Selon elle, la longueur idéale d’un message est entre 120 et 170 mots. La nouvelle tendance serait d’ailleurs de se limiter entre trois à cinq phrases. Si vous écrivez davantage, ayez recours à des puces afin de communiquer plus efficacement l’information.

Non aux notifications

Si votre téléphone ou votre ordinateur vibre, sonne ou affiche une notification dès la réception d’un courriel, vous aurez tendance à le lire et à interrompre ainsi le fil de vos pensées. Optez pour l’alerte la moins invasive possible, ou idéalement n’en activez aucune. Si cela est inconcevable, réglez votre messagerie afin qu’elle récupère automatiquement vos courriels toutes les 30 ou 60 minutes.

Moins souvent

Ne consultez vos courriels que trois fois par jour, conseille Dawn O’Connor. Cette méthode ne convient pas à tous, mais elle peut faire des merveilles. Elle a déjà suggéré à un bureau d’une quarantaine d’employés de l’adopter. « Certains l’ont aimée, et d’autres, non. » Les cadres supérieurs ont tendance à adorer cette façon de faire, mais pas le personnel de ventes et de marketing. Dawn O’Connor estime que la moitié des gens qu’elle rencontre apprécient la formule.

Fixez des règles

Établissez des règles de base avec vos collègues et les membres de votre famille. Quel est le délai maximal pour envoyer une réponse ? Quand opter pour un message texte plutôt qu’un courriel ? (Selon Dawn O’Connor, il faut éviter d’envoyer des messages texte à ses collègues, puisque ceux-ci impliquent une réponse rapide.) Avez-vous réellement besoin de mettre vos collègues en copie ou de « répondre à tous » ? Ces deux façons de faire font perdre énormément de temps, souligne cette dernière. Dans certaines entreprises, on exige que l’auteur précise dans son message pourquoi il l’envoie à chacun des destinataires.

Éteignez votre appareil

Lorsqu’on est à table, il n’y a rien de pire qu’un téléphone qui vibre toutes les deux minutes. Le temps que vous consacrez à votre famille et aux loisirs devrait être exempt de technologie. Et, parfois, mieux vaut éteindre ses appareils électroniques pour décrocher.

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